Privacyverklaring

Versie 1.0 · 9 oktober 2026

Deze verklaring gaat over de website kantoor.pro, contact met ons en onze eigen klantadministratie. Gegevens die een verhuurbedrijf in zijn kantoor.pro-omgeving invoert, vallen onder de verantwoordelijkheid van dat bedrijf; daarvoor verwerken wij gegevens in opdracht.

1. Wie gebruikt je gegevens?

Saorsa Productions is de aanbieder van kantoor.pro en de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die deze verklaring beschrijft.

2. Welke gegevens en waarvoor?

Contact en aanvragen. Als je ons mailt, gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht om te antwoorden of een offerte te maken. Dat doen we om een overeenkomst voor te bereiden of vanwege ons gerechtvaardigde belang om contactverzoeken te behandelen. Stuur geen gevoelige gegevens mee die we daarvoor niet nodig hebben.

Abonnement en ondersteuning. We gebruiken bedrijfsgegevens, contactpersonen, accountgegevens en correspondentie om kantoor.pro te leveren en ondersteuning te geven. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Zonder de benodigde contact- en accountgegevens kunnen we geen abonnement leveren.

Facturatie. We gebruiken adresgegevens, facturen, bedragen en betaalstatussen voor onze administratie. Dat doen we voor de overeenkomst en om aan onze wettelijke administratieplicht te voldoen.

Beveiliging. Onze infrastructuur kan IP-adressen, bezochte pagina's, tijdstippen, browsergegevens en foutmeldingen vastleggen. Ons gerechtvaardigde belang is misbruik voorkomen, storingen onderzoeken en de dienst beveiligen.

3. Hoe lang bewaren we gegevens?

Een contactverzoek bewaren we zolang het nodig is om je vraag af te handelen en eventuele vervolgafspraken vast te leggen. Ontstaat daaruit een overeenkomst, dan bewaren we de relevante afspraken zolang die gelden en zolang we die nodig hebben om rechten en verplichtingen uit die overeenkomst af te handelen.

Gegevens uit de fiscale basisadministratie bewaren we zeven jaar vanaf het moment waarop de wettelijke bewaartermijn begint. Die plicht geldt niet automatisch voor alle accountgegevens of berichten.

Voor beveiligingslogs bepalen we de bewaartermijn aan de hand van het doel: foutopsporing, beveiligingscontrole of onderzoek van een concreet incident. Gegevens die voor dat doel niet meer nodig zijn, horen we te verwijderen of te anonimiseren. De bewaartermijnen voor gegevens van verhuurbedrijven en hun back-ups leggen we afzonderlijk vast in de verwerkersafspraken.

4. Wie ontvangt gegevens?

Voor hosting en beveiliging gebruiken we Hetzner en Cloudflare. Deze partijen kunnen technische gegevens verwerken om de website te leveren en tegen misbruik te beschermen. Onze e-maildienstverleners ontvangen gegevens die nodig zijn om berichten te bezorgen; onze administratieve dienstverleners ontvangen gegevens die nodig zijn voor de boekhouding. We verstrekken alleen gegevens die de betreffende taak nodig heeft, of gegevens die we wettelijk moeten verstrekken.

Als een betaling via Mollie loopt, verwerkt Mollie de benodigde transactie- en betaalgegevens volgens zijn eigen privacyverklaring. Bij een betaling aan een verhuurbedrijf is dat bedrijf je contractpartij, niet Saorsa Productions.

Cloudflare en andere internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Bij zo'n doorgifte moeten passende waarborgen gelden, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen of een toepasselijk adequaatheidsbesluit. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor jouw gegevens gelden.

We verkopen je persoonsgegevens niet.

5. Cookies

De openbare homepage bevat geen advertentiepixels. De infrastructuur kan noodzakelijke beveiligingscookies gebruiken. In de kantoor.pro-app zijn functionele cookies nodig om in te loggen en je sessie te beveiligen. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, moeten we die toestemming vragen voordat we ze plaatsen.

6. Gegevens van klanten en werknemers

Een verhuurbedrijf bepaalt waarvoor het gegevens van zijn klanten en werknemers in kantoor.pro gebruikt. Wij leveren de software en verwerken die gegevens namens dat bedrijf. De verwerkersovereenkomst moet die verwerking, beveiliging, subverwerkers en verwijdering vastleggen; deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

Gaat je verzoek over een offerte, factuur of personeelsgegeven bij een verhuurbedrijf? Neem dan contact op met dat bedrijf. Als verwerker helpen we het bedrijf bij het behandelen van je verzoek.

7. Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en, waar de AVG dat recht geeft, vragen om overdracht van je gegevens. Als we gegevens op basis van toestemming gebruiken, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit de eerdere verwerking ongeldig maakt.

Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren in beginsel binnen één maand. Als de AVG een verlenging toestaat, laten we dat binnen die eerste maand weten. We kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De rechten zijn niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld betekenen dat we een factuur nog niet mogen verwijderen.

8. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze verwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan welke versie je leest. Bij een wezenlijke verandering informeren we betrokken klanten.